21.04.2021 / Среда/ 11:09
Д л я   т е х ,   к т о   з а н я т   д е л о м   !
Поиск

Восстановление кадрового учета

...

Восстановление кадрового учета
Восстановление кадрового учета может понадобиться в следующих случаях:
1. если выявлены недостатки в работе сотрудника кадровой службы, либо выявлены факты
намеренного искажения или уничтожения им кадровой документации;
2. если сотрудник отдела кадров уволился (и должность некоторое время была вакантной);
3. если ожидаются плановые или внеплановые проверки (Департамента государственной
инспекции труда);
4. при смене руководителя организации.
Восстановление кадровой документации – работа трудоемкая, представляющая собой
приведение кадровой документации в организации в соответствие требованиями
законодательства и учредительных документов.
Первые усилия в этом деле должны быть направлены на восстановление обязательных
документов, коими выступают:
Правила внутреннего трудового распорядка;
штатное расписание;
Табель использования рабочего времени;
должностные инструкции;
графики работ (сменности) и графики отпусков;
трудовые договоры (контракты);
трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
расчетные листки;
приказы (распоряжения) нанимателя: о приеме на работу и увольнении, о заключении и
прекращении трудового договора, о переводе на другую постоянную работу, о
награждении, поощрении или применении дисциплинарного взыскания, о досрочном
снятии дисциплинарного взыскания, о передаче полномочий по применению
дисциплинарных взысканий, об изменении условий трудового договора, о переходе на
неполное рабочее время, о направлении в служебную командировку, о привлечении к
работе в выходной день, о предоставлении отпуска);
приказы: об организации и проведении аттестации (очередной и внеочередной) и об
утверждении аттестации (очередной и внеочередной) (восстановление обязательно, если
нанимателем проводится аттестация);
коллективный договор (восстановление обязательно, если одна сторона коллективных
трудовых отношений направила другой стороне письменное требование о проведении
коллективных переговоров по заключению, изменению или дополнению коллективного
договора, которые другая сторона обязана начать в семидневный срок);
локальный правовой акты оплате труда и премировании (восстановление обязательно,
если эти вопросы не отражены в коллективном договоре, соглашении и трудовом
договоре;
документы, направленные на обеспечении охраны коммерческой тайны (восстановление
обязательно, если в трудовых договорах установлена обязанность сохранять
коммерческую тайну);
график сменности (восстановление обязательно при сменной работе);
договор о полной материальной ответственности (восстановление обязательно для лиц,
старше 18 лет, занимающих должности или выполняющих работы, непосредственно
связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением
в процессе производства переданных им ценностей);
договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности (восстановление
обязательно, если невозможно разграничить материальную ответственность каждого
работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности).
С чего начать восстановление?
Восстановление документации можно начать с издания приказа об утрате кадровой
документации и ее восстановлении. В этом приказе целесообразно указать перечень утраченных
документов, подлежащих восстановлению. Также в приказе нужно указать сроки восстановления
данных документов и лицо, на которое возлагается обязанность по их восстановлению.
Основанием для издания приказа может быть служебная или докладная записка ответственного
лица «О восстановлении кадрового учета», в которой должно быть указано на отсутствие
определенных обязательных документов, и обоснована необходимость их восстановления.
Что делать дальше для восстановления кадровой
документации?
Для качественного восстановления кадровой документации важно не только проверить наличие
указанных выше обязательных документов. В случае их наличия нужно также убедиться в том, что
оформление таких документов соответствует требованиям законодательства. В противном случае
может понадобиться доработка и(или) восстановление.
Что именно нужно проверить: указаны ли в них обязательные сведения и условия; соответствует
ли информация, указанная в приказах о приеме на работу, содержанию трудовых договоров;
ознакомлены ли работники под подпись с содержанием приказов и т.д. Нужно также проверить,
не противоречат ли документы друг другу, имеются ли на них подписи и печати.
Особое внимание здесь нужно уделить также документации, оформляемой при увольнении,
поскольку любое несоответствие здесь может привести к судебным тяжбам. В этой связи нужно
проверить:
имеются ли все приказы с подписями (в том числе об ознакомлении с ними работников);
приложены ли к приказам все документы-основания;
своевременно ли выданы трудовые книжки;
своевременно ли произведен расчет при увольнении;
производились ли какие-то удержания с работника при увольнении.
Для того, чтобы ничего не упустить, проще всего составить таблицу. В первом ее столбце можно
сделать список работников. Во втором столбце – список обязательных для каждого работника
документов. В третьем столбце – отметить, какие из этих документов имеются в наличии и
соответствуют всем предъявляемым требованиям, а по каким нужно восстановление (отсутствуют
вовсе или требуют доработки).
После того, как удалось четко определить, для каких документов требуется восстановление,
можно поэтапно приступать к этой кропотливой работе.
Какие могут быть последствия при непринятии мер к
восстановлению кадровой документации?
Любые нарушения в оформлении кадровой документации, выявленные проверяющими
органами, могут повлечь за собой привлечение к административной и материальной
ответственности не только ответственных за их оформление сотрудников, но и руководителя
организации, поскольку организация кадрового делопроизводства – это обязанность каждого
нанимателя.
Поэтому Отдел по г.Бресту и Брестской области ООО «Бухгалтерские технологии» настоятельно
рекомендует уделить восстановлению кадрового учета пристальное внимание.
Если кадровая служба при восстановлении документов зашла
в тупик?
В случае, если восстановление кадрового учета силами самой организации невозможно, Вы
можете обратиться за оказанием соответствующих услуг в buhbrest.by Отдел по г. Бресту и Брестской области
ООО «Бухгалтерские технологии».

Новости по теме «Инфраструктура»